النقد هو أكثر الأصول سيولة للشركة، مما يعني أنه يمكن استخدامه بسهولة للحصول على أصول أخرى أو شراء خدمات أو الوفاء بالالتزامات.
لأغراض إعداد التقارير المالية، يشمل النقد العملة والعملات المعدنية في متناول اليد، والحوالات البريدية والشيكات المستحقة الدفع للشركة، والأرصدة المتاحة في الحسابات الجارية وحسابات التوفير.
تقوم معظم الشركات بالإبلاغ عن النقد والنقد المعادل معًا، والنقدية المعادلة هي استثمارات عالية السيولة قصيرة الأجل تنضج عادة في غضون ثلاثة أشهر من تاريخ شرائها، تشمل أمثلة معادلات النقدية سندات الخزانة، وصناديق أسواق المال، والأوراق التجارية، وهي ديون الشركات قصيرة الأجل.
النقد هو أصل سائل ومحمول ومرغوب فيه، لذلك يجب أن يكون لدى الشركة ضوابط كافية لمنع السرقة أو إساءة استخدامه، تشمل أنشطة الرقابة هذه الفصل بين الواجبات والتفويض المناسب، والوثائق والسجلات الكافية، والضوابط المادية، وفحوصات مستقلة على الأداء.
الفصل بين الواجبات
يتم استلام النقد بشكل عام في سجلات النقد أو عبر البريد، يجب أن يكون الموظف الذي يتلقى النقد مختلفًا عن الموظف الذي يسجل الإيصالات النقدية، ويجب أن يكون موظف ثالث مسؤولاً عن إجراء الإيداعات النقدية في البنك، يساعد وجود موظفين مختلفين يؤدون هذه المهام على تقليل احتمالية السرقة.
الإذن المناسب
يجب السماح لأشخاص معينين فقط بالتعامل مع النقد أو إجراء المعاملات النقدية نيابة عن الشركة، بالإضافة إلى ذلك، يجب اعتماد جميع النفقات النقدية من قبل المديرين المسؤولين.
الوثائق والسجلات الكافية
يجب أن يثق مديرو الشركة وغيرهم من المسؤولين عن حماية الأصول النقدية للشركة في دقة وشرعية مستندات المصدر التي تتضمن النقد.
يتم ترقيم المستندات المهمة مثل الشيكات مسبقًا بترتيب تسلسلي لمساعدة المديرين على التأكد من التصرف في كل مستندـ ويساعد هذا في منع تسجيل المعاملات مرتين أو عدم تسجيلها على الإطلاق.
بالإضافة إلى ذلك، يجب إرسال المستندات إلى قسم المحاسبة بعد إنشائها بفترة وجيزة حتى يمكن التعامل مع حفظ الدفاتر بمهنية وكفاءة.
يؤدي السماح للمستندات التي تصف المعاملات النقدية بعدم تسجيلها لفترة طويلة من الوقت إلى زيادة احتمالية مرور السجلات الاحتيالية أو غير الدقيقة دون اكتشافها من خلال قسم المحاسبة.
الضوابط المادية
يجب أن يكون النقد في متناول اليد آمنًا بشكل مادي، يتم تحقيق ذلك بعدة طرق، يجب أن تحتوي سجلات النقد على نقود كافية فقط للتعامل مع معاملات العملاء.
عندما ينتهي أمين الصندوق من مناوبة يجب نقل النقود الزائدة من سجلات النقد إلى مكان آمن أو مكان آخر يوفر أمانًا إضافيًا.
بالإضافة إلى ذلك يتم عمل الودائع المصرفية اليومية بحيث لا يبقى الفائض النقدي في المبنى، يتم تخزين الشيكات الفارغة، التي يمكن استخدامها للتزوير، في ملفات مقفلة ومقاومة للحريق.
ضوابط مستقلة على الأداء
يجب أن يكون الموظفون الذين يتعاملون مع النقد أو الذين يسجلون المعاملات النقدية على استعداد لإجراء فحوصات مستقلة على أدائهم.
يجب إجراء هذه الفحوصات بشكل دوري ويمكن إجراؤها دون سابق إنذار، إن وجود مشرف للتحقق من دقة درج أمين الصندوق على أساس يومي هو مثال على هذا النوع من التحكم.
ضوابط نقدية أخرى
تقوم الشركة بإيداع سندات لموظف عن طريق الدفع لشركة ضمان مقابل تأمين ضد السرقة من قبل الموظف، إذا قام الموظف بعد ذلك بالسرقة، تقوم شركة التأمين بتعويض الشركة.
قد تقوم الشركات أيضًا بتناوب الموظفين من مهمة إلى أخرى، قد يتم الكشف عن الاختلاس أو الأخطاء الجسيمة عندما يتولى موظف جديد مهمة ما.
على الرغم من أن الضوابط النقدية المحددة تختلف من شركة إلى أخرى، يجب على جميع الشركات تطبيق ضوابط نقدية فعالة.
إقرأ أيضا:
9 طرق زيادة التدفق النقدي أو السيولة
أهم 7 فوائد لدمج البرمجيات مع أنظمة العمل الحالية
كيفية حماية شركتك من التضخم الإقتصادي وانهيار العملة
لماذا تبيع مصر الشركات لدول الخليج مثل السعودية وقطر والإمارات؟
لماذا تتحول الشركات الإستشارية إلى شركات برمجيات الآن؟
الشركات تكذب علينا وتخدعنا فهي لن تحمي الموظفين
اشترك في قناة مجلة أمناي على تيليجرام بالضغط هنا.
تابعنا على: 
