أيا كانت الشركة التي تملكها في الواقع الإفتراضي أو الحقيقي فأنت بحاجة إلى قسم الدعم الفني، هذا القسم المتخصص في متابعة مشاكل العملاء و الرد على إستفساراتهم و متابعة مشاكلهم رغم أنه ليس من الأقسام الربحية بالشركة إلا أنه بشكل مباشر يؤثر على سمعة شركتك و النتيجة تمس المبيعات و الأرباح .
وجود قسم أو فريق الدعم الفني في شركات الخدمات المختلفة على الويب و في شركات الإتصال و الفنادق و حتى المطاعم أصبح أمرا ضروريا و لم يعد قسما إستعراضيا كما في السنوات الماضية .
ففي الوقت الذي نجد فيه أمازون تشدد الرقابة على هذا القسم و تختار الموظفين بعناية فائقة و نجد كل من جوجل و الفيس بوك مع شركات عالمية أخرى تتبع خطاها حينها نكتشف الحقيقة الأولى التي نتحدث عنها هنا .
إذا كنت تود أن تكون موظف دعم فني محترف أو أن تضيف فريقا منهم لشركتك الخاصة عليك أولا أن تعرف مواصفات الدعم الفني الناجح .
- الطيبة أساس النجاح في هذه الوظيفة
موظف الدعم الفني يجب أن يكون طيب بطبعه و في تعاملاته اليومية مع الناس ، يسيطر على القلوب بسرعة و لديه من القيم ما هو غائب بشكل كبير في مجتمعنا و منها التسامح و كرم الأخلاق مع الإنصات و تفهم مشاعر الأخرين .
هذا الإنسان كنز حقيقي في فريق العمل ، إذ يتعامل بروحه الطيبة مع العملاء و يقدس إسعاد الأخرين ليحقق منها سعادته.
- لا يتوقف الأمر عند الطيبة بل يمتد إلى التفاؤل أيضا
أنت في القسم الذي يتلقى الكثير من الشكايات و التنبيهات و التقارير التي تجعل نظرتك للأمور أحيانا سوداوية ، من المطلوب أن تكون متفائلا طيلة الوقت تشجع فريق العمل الذي يعمل معك على النظر إلى الإيجابيات و تشجعهم على المضي قدما بسعادة في خدمة العملاء .
- التحكم في أعصابك و مشاعرك
شخصيا لا أريد دعما فنيا يغضب إذا تلقى بعض الكلام الجارح من العملاء أو صراخا من أحدهم على سوء بعض خدمات مؤسستي فهذا الموظف يصب الزيت على النار لتزيد أكثر لهيبا و فتكا بالصورة العامة للمؤسسة .
التحكم في الأعصاب و المشاعر هي صفة الدعم الفني الناجح في الشركات العالمية العملاقة ، عليك أن تحترم غضب العميل فهو نابع من كونه دفع المال للمؤسسة من أجل خدمة أو منتج و لم يحصل على ما يريده بالجودة التي يتطلع إليها ، في هذه الحالة حاول أن تسمع منه شكايته و تتابع قضيته باستمرار إذا كان المنتج الذي حصل عليه فيه مشكلة تصنيعية من الأحسن أن تشرح له سياسة شركتك بخصوص إسترجاع المنتج أو إلغاء الخدمة .
المشكلة التي تتلقاها في وجهك من عميل ما لأول مرة منه تابع تطوراتها أنت بنفسك فلربما تكون جيدا في الدعم الفني معه و ربما إذا وصل المشكل لزميل لك و أخطأ في التصرف ستتحمل بعض من المسؤولية في نظر المشتكي .
عندما يعبر العميل عن سعادته من حقك أن تفرح بكلامه الجميل و بادله أنت ايضا عبارات المجاملة و من أعماق قلبك ، أما إذا قابلك بالحزن و الغضب إعلم أنه على الأغلب لا يفتعل ذلك بل أنت أمام مشكلة يجب معالجتها فتحكم في أعصابك و مشاعرك و اعمل على ذلك .
- حب العمل الجماعي
بكل بساطة إذا كنت تكره العمل الجماعي لا ننصحك بهذه الوظيفة ، لأنها تعتمد على ذلك بشكل كبير فأنت تتواصل مع العملاء و يتابع معك زملائك سير معالجتك للمشكلات و أحيانا يتم تكليفك بمتابعة مشكلة عميل بدأ معه زميل لك .
- لا تتصرف و كأنك ربوت
هناك أبجديات و سياسات متفقة بخصوص الدعم الفني و غالبا ما تستخدم نفس العبارة الترحيبية و نفس الرد على المكالمات لكن المعروف أن هذا سيصيبك بالملل و البرود على مستوى التكلم بواقعية ممزوجة باللعب على مشاعر العميل.
حاول أن تبدع في ردك و تغير أسلوبك حسب الموقف و طبيعة العميل الذي تتعامل معه .
- التفاصيل مهمة في هذه الوظيفة
عندما تتواصل مع عميل معين تذكر اسمه الشخصي و طبيعة مشكلته و دون ذلك عندما تتابع معه كي تعطيه أفضل إقتراح ممكن بأسلوب إجتماعي يجعله يصدق أنه يتواصل مع إنسان و ليس رجل آلي فالأغلبية من العملاء و بسبب الروتين و نفس التعليقات و الردود يظنون أن الأمر مسجل و يتم بشكل تلقائي ما يدفع بعضهم أحيانا للسب و الشتم و الإستهانة بالأمر لنرى سلوكيات طفولية الغرض منها معرفة طبيعة الدعم الفني !
- نفس طويل للمتابعة مع كل عميل
في إحدى المرات و منذ أشهر مضت تواصلت مع الدعم الفني الخاص بمحرك بحث بينج من مايكروسوفت ، موظفة الدعم الفني تابعت معي المشكلة ضمن الدردشة الكتابية لمدة 3 ساعات تقريبا !
صراحة أمر جد مبهر و لم أشعر في أسلوبها و بين سطور ما تكتبه إنزعاجا من مشكلتي العقيمة و جهلي للكثير من التفاصيل بخصوص خدمتهم ، بينما في المقابل هناك من الدعم الفني بالعديد من الشركات الأخرى من يحاول توجيهك لبعض الحلول التقليدية أو إخبارك من البداية بأن مشكلتك لا حل لها و هذا للإنتقال بسرعة إلى الشكايات الأخرى .
تلك الموظفة من مايكروسوفت تملك نفسا طويلا هو الذي جعلها تتابع معي حل المشكلة كل تلك المدة .
نهاية المقال :
الدعم الفني في المؤسسات و الشركات الناجحة طيب مسالم صبور مع العملاء و متفهم لسلوكياتهم التي لم تأتي من فراغ، و الموظف الناجح بهذه الوظيفة إنسان إستطاع جمع كل تلك القيم و الصفات في تعامله اليومي ليس فقط على المستوى العملي بل في حياته اليومية .
الشركات الناجحة تستثمر تدريبيا و ماديا في خلق فرق عمل من الدعم الفني الناجح و الذي يقودها نحو بر الأمان في بحر شكايات و استفسارات العملاء .